| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
| Recibir los bienes muebles |
- Funcionario Designado |
Remisión o Factura firmadas por quien recibe
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Verificar que los bienes muebles recibidos cumplan con todas las especificaciones relacionadas en el documento de entrega; firmar el recibo de acuerdo con lo especificado en la factura o remisión |
| Diligenciar el formato vigente para realizar el trámite de registro del bien |
- Funcionario Responsable |
- acta para registro de novedades de bienes muebles
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Ingresar al aplicativo ISOLUCIÓN o al link "MI INVENTARIO", descargar el formato y diligenciar toda la información solicitada. Imprimir tres (3) copias y firmarlas |
| Entregar las tres (3) copias del formato en el grupo de Bienes y Servicios. |
- Funcionario Responsable |
- acta para registro de novedades de bienes muebles
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Deben llevarse al grupo de bienes y servicios las tres (3) copias, entregarlas al auxiliar administrativo cuando sean bienes recibidos por un funcionario de la administración, o al técnico operativo, cuando sean bienes recibidos por una institución educativa. Dichos funcionarios firman y devuelven dos (2) copias al funcionario. Estas dos (2) copias se distribuyen así: una (1) para el funcionario al cual se le van a cargar los bienes y la otra (1) para adjuntar a la orden de pago si hay. |
| Registrar en el "sistema de inventarios del AS400" las actas reportadas por los funcionarios de la administración central y rectores de las instituciones educativas del municipio. |
- Funcionario Designado |
Sistema de Inventarios del AS400.
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Ingresar al aplicativo de inventarios del AS400 y registrar la información reportada en cada una de las actas radicadas en el grupo de bienes y servicios. Marcar las actas como grabadas y entregarlas al Auxiliar Administrativo quien es la encargada del archivo de grupo de bienes y servicios. |
| Archivar en la carpeta correspondiente a cada funcionario y a cada Institución Educativa, las actas que ya han sido grabadas en el sistema y registrar los datos principales a un archivo de Excel |
- Auxiliares Administrativos |
- Archivo de Gestión
- Base de datos de excel
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Verificar que cada una de las actas a archivar tengan el número y fecha asignados y que hayan sido grabadas en el sistema; localizar la carpeta por número de cédula del funcionario que suscribió el acta a archivar o por código de la institución educativa. Proceder a perforar y adjuntarla en la carpeta respectiva. Seguidamente vaciar los datos principales en un archivo de Excel que contiene los siguientes campos: N° del acta, fecha, nombre completo y N° de cedula del funcionario que recibió los bienes |
| Generar e imprimir el Código de barras. |
- Auxiliares Administrativos |
Archivo magnético de los códigos de barras Stikers de Código de Barras
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Generar en el sistema de inventarios del AS400 el archivo correspondiente a los códigos de barras de los bienes registrados en cada acta. Seguido a ello, imprimir los códigos de barras en los stikers utilizando la impresora correspondiente. |
| Marcar cada uno de los bienes registrados con su respectivo stiker y registrarlo en el sistema |
- Auxiliares Administrativos |
Registro de marcado en el sistema de inventarios del AS400.
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Desplazarse al sitio donde se encuentran los bienes a marcar, identificar cada uno con su respectivo stiker y pegar en un lugar visible del bien el stiker que le corresponda. Registrar en el sistema de inventarios del AS400, cada bien como marcado |