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PROCEDIMIENTO
Ingreso de bienes muebles al inventario de la Administración Central Municipal
Versión 2
Código PSI-SAM-PR-010
Proceso Servicios Administrativos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Registrar en el sistema de inventarios de la Administración Central Municipal, el ingreso de bienes muebles nuevos. 
2. ALCANCE
Inicio: registrar las actas por ingreso de bienes muebles.
Fin: archivar las actas en las carpetas de los funcionarios responsables de los bienes a ingresar.
 
3. RESPONSABLE
Auxiliares Administrativos
4. CONDICIONES GENERALES
 
5. DEFINICIONES
5.1. BIENES MUEBLES: Muebles son las que pueden transportarse de un lugar a otro.  
5.2. BIENES MUEBLES DEVOLUTIVOS: Son los bienes que se encuentran al servicio de los funcionarios, prestando una función o cometido estatal para el cual fueron adquiridos.  
5.3. BIENES A CARGO: Son los bienes muebles que tiene un funcionario o un rector de una institución educativa registrados a su nombre en el sistema de inventarios.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

. Manual de procedimientos y políticas contables- Contaduría General de la Nación
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Recibir los bienes muebles  - Funcionario Designado 
Remisión o Factura firmadas por quien recibe 
Verificar que los bienes muebles recibidos cumplan con todas las especificaciones relacionadas en el documento de entrega; firmar el recibo de acuerdo con lo especificado en la factura o remisión 
Diligenciar el formato vigente para realizar el trámite de registro del bien   - Funcionario Responsable  - acta para registro de novedades de bienes muebles
 
Ingresar al aplicativo ISOLUCIÓN o al link "MI INVENTARIO", descargar el formato y diligenciar toda la información solicitada. Imprimir tres (3) copias y firmarlas 
Entregar las tres (3) copias del formato en el grupo de Bienes y Servicios.  - Funcionario Responsable  - acta para registro de novedades de bienes muebles
 
Deben llevarse al grupo de bienes y servicios las tres (3) copias, entregarlas al auxiliar administrativo cuando sean bienes recibidos por un funcionario de la administración, o al técnico operativo, cuando sean bienes recibidos por una institución educativa. Dichos funcionarios firman y devuelven dos (2) copias al funcionario.
Estas dos (2) copias se distribuyen así: una (1) para el funcionario al cual se le van a cargar los bienes y la otra (1) para adjuntar a la orden de pago si hay.
 
Registrar en el "sistema de inventarios del AS400" las actas reportadas por los funcionarios de la administración central y rectores de las instituciones educativas del municipio.  - Funcionario Designado 
Sistema de Inventarios del AS400.
 
Ingresar al aplicativo de inventarios del AS400 y registrar la información reportada en cada una de las actas radicadas en el grupo de bienes y servicios. Marcar las actas como grabadas y entregarlas al Auxiliar Administrativo quien es la encargada del archivo de grupo de bienes y servicios.  
Archivar en la carpeta correspondiente a cada funcionario y a cada Institución Educativa, las actas que ya han sido grabadas en el sistema y registrar los datos principales a un archivo de Excel  - Auxiliares Administrativos 
- Archivo de Gestión

- Base de datos de excel 
Verificar que cada una de las actas a archivar tengan el número y fecha asignados y que hayan sido grabadas en el sistema; localizar la carpeta por número de cédula del funcionario que suscribió el acta a archivar o por código de la institución educativa. Proceder a perforar y adjuntarla en la carpeta respectiva. Seguidamente vaciar los datos principales en un archivo de Excel que contiene los siguientes campos: N° del acta, fecha, nombre completo y N° de cedula del funcionario que recibió los bienes 
Generar e imprimir el Código de barras.   - Auxiliares Administrativos 
Archivo magnético de los códigos de barras
Stikers de Código de Barras
 
Generar en el sistema de inventarios del AS400 el archivo correspondiente a los códigos de barras de los bienes registrados en cada acta. Seguido a ello, imprimir los códigos de barras en los stikers utilizando la impresora correspondiente. 
Marcar cada uno de los bienes registrados con su respectivo stiker y registrarlo en el sistema   - Auxiliares Administrativos 
Registro de marcado en el sistema de inventarios del AS400. 
Desplazarse al sitio donde se encuentran los bienes a marcar, identificar cada uno con su respectivo stiker y pegar en un lugar visible del bien el stiker que le corresponda. Registrar en el sistema de inventarios del AS400, cada bien como marcado 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Oscar Diego Arango
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 21/Sep/2023
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha: 25/Sep/2023

 
Nombre: Oscar Diego Arango
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 02/Oct/2023